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#8+ オンラインでプロフェッショナルになる:バーチャルミーティングの準備方法

オンラインミーティングは、多くの中小企業や零細企業家にとって、特に在宅ワーカー、異なるタイムゾーンにいる人、孤立した場所にいる人、移動に問題がある人にとって、良いビジネスの選択肢となります。

コビド19と社会的距離を置く必要性から、ズーム、ワッツアップ、フェイスタイム、メッセンジャー、テレグラム、マイクロソフトチーム、スカイプなどのソフトウェアを導入した人は、数百万人に上りました。 バーチャル・ミーティングが今後も続くのは当然のことであり、場合によっては最良の選択肢となるかもしれません。 ですから、バーチャルミーティングやオンラインミーティングでは、可能な限り準備し、プロフェッショナルで、生産的であることが重要です。

オンラインミーティングは、生産性の向上、柔軟性の向上、コラボレーションの拡大に役立つと多くの人が認識しているため、バーチャルな機会を最大限に活用する方法を知ることは、起業家や企業にとって重要なことです。

生産性を高める最良の方法は、準備することだ

このガイドでは、最適な方法について見ていきます。

  • 素晴らしいホストになる
  • 優れた参加者になる
  • 与えられた時間を有効に使う
  • 自信をもって貢献する
  • パーソナルでありながら、常にプロフェッショナルなアプローチで信頼を築く
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ソフトウェアやアプリケーションを知る

オンライン会議の主催者または参加者として招待された場合、使用するソフトウェアやアプリケーション(例えば、ズームなど)に慣れていることを確認する必要があります。 各アプリケーションはどれも似たような仕事をしていますが、いくつかの違いがあります。 重要なのは、この準備を電話当日まで放置しないことです。

  1. ソフトウェアまたはアプリケーションをダウンロードする。
  2. 利用するためには、アカウントの作成が必要な場合があります。 通常、無料ですが、お使いのパソコンで動作させるのに少し時間がかかる場合がありますので、まずはお試しください。
  3. すでにパソコンにインストールされている場合は、ソフトウェアのアップデートを確認してください。
  4. オーディオとビデオの設定を確認する。 プライベートな空間でない場合、周囲の騒音をカットするためのヘッドホンやマイクは必要でしょうか?
  5. インターネット接続を確認してください。 信頼性の高い接続が必要です。
  6. 画面を共有して資料を見せたり、「ブレイクアウトルーム」を使ったり、ビデオを流したりするのでしょうか? その方法に慣れ、同僚や友人と練習してみましょう。

ホストの準備…

何かをする前に、決めておくこと。

1. 会議の目的
2. 希望する結果

続いて、ディテールです。

  • 日付と時刻
  • 招待対象者
  • 通話時間
  • 決めるべきこと
  • 誰がメモを取るか
  • 電話の後に起こること-必要な行動
  • インターネット接続に失敗した場合の通話再開方法について

上記の情報をもとに「アジェンダ」を作成し、少なくとも通話の3営業日前までに招待者に送付してください。 プロジェクトが複雑な場合は、より多くの時間を必要とする場合があります。

会議のアジェンダに必要なのは

  1. タイトル、日付、時間 (招待者のタイムゾーンを確認し、どのタイムゾーンを使用しているか皆に明確にしましょう!)
  2. 使用するソフトウェア(例:ズーム)、会議への参加方法(パスワード、リンク、コードなど)を確認する。 ほとんどのソフトウェアプラットフォームでは、招待者に自動的にリンクを送信するオプションがありますが、人々を助けるためにアジェンダに再度リンクを置くことは問題ではありません。
  3. 招待客のリスト
  4. 会議の目的
  5. 議論すべき点
  6. 誰がメモ、つまり「議事録」を取るかを明記する。 誰が何を言い、何が合意されたかを記録したもの。
  7. インターネット接続に障害が発生した場合の対応概要
  8. 会議が終了したらどうするか、例えば、誰がアクションを割り当てるためのメモを送信し、その後、人々のフォローアップを行うかを確認する。

主催者であるあなたは、常に一番乗りで招待客を迎え入れなければなりません。

招待者の準備…

  1. 会議の日時を確認する(特に時間帯が異なる場合)。
  2. 通話に参加する方法を確認する。 アカウント、リンク、またはログインが必要ですか?
  3. アジェンダを確認し、必要な書類など自分の話す部分を準備し、質問したいことがあればメモしておく。
  4. 議論されたこと、合意されたことをメモし(議事録)、終了後に全員に送ることを申し出れば、役に立つかもしれません。 これは、信頼関係を築き、プロジェクトに対するコミットメントを示すのに最適な方法です。
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さて、バーチャルミーティングそのものについてです。 主催する側、参加する側を問わず、オンラインでプロフェッショナルな印象を与えるには、次のような方法があります。

みぎからひだりへ

ド…

  • ペットや他の人がいない、静かな部屋を選ぶ。 カーペットを敷いた部屋であれば、反響を抑えて声を聞き取りやすくすることができます。
  • 明るい無地の背景の前に座ります。 いろいろな場所でテストしてください。 ツールによっては、仮想の背景を作成することができますが、気が散ってしまうので注意が必要です。
  • 明るい空間であることはもちろんですが、強い日差しは避けてください。
  • 携帯電話ではなく、ノートパソコンやデスクトップパソコンを使ってください。 これによって、写真が安定し、両手が自由に使えるので、メモを取ることができます。
  • 指向性のあるデスクランプで顔に当たる光を増やす。
  • カメラに近づきすぎないこと。 ウェブカメラは目の高さに設置し、鼻や頭のてっぺんを見られないようにし、上半身が見えるようにして、手振り身振りでコミュニケーションスタイルを変えられるようにしましょう。
  • カメラの位置を把握し、他の参加者と十分なアイコンタクトを取るために使用する。 これにより、信頼感が向上します。 カメラのレンズの横に付箋の矢印を貼っておけば、どこを見ればいいのかのリマインダーになりますよ
  • 上半身だけでも、それなりのものを身につけよう! 対面するときと同じように、相手への敬意を示す。
  • 通話中に他の人とドキュメントを共有したい場合は、通常、会議中に共有できるように設定を変更する必要があるため、事前に主催者に確認します。

会議中

主催者である場合は、最初に数分かけて全員を歓迎し、自己紹介をし、全員の様子を確認します。 これはバーチャルな会議かもしれませんが、私たちは意味のある人間的なつながりの必要性を見失ってはいけないと思います。

誰かが発言したいときのプロトコルと、その方法(手を上げる、絵文字やメッセージを使うなど)をグループに伝える。 会議の内容や時間について確認する。 接続に失敗した場合にどうなるかを知らせる。

主催者または招待者 ができる

  • 会議に全神経を集中させる
  • カメラの電源を入れたまま
  • マイクをミュートしても構いませんが、話し始めたらマイクのスイッチを入れられるようにしてください。
  • 可能な限り貢献する
  • 自分だけのノートを作る
  • アクティブリスナー」であること:動く、微笑む、同意に頷く、時々位置を移動する。 そうでないと、「興味がなくなった」「接続がフリーズした」と思われるかもしれません。
  • お忙しい中、ご協力いただいた皆様、ありがとうございました。

だめだ…

  • 遅刻する
  • 人の話を遮る、または割り込んで話す
  • 同意