Les réunions en ligne sont une bonne option commerciale pour de nombreuses petites entreprises et micro-entrepreneurs, en particulier pour les travailleurs à domicile, ceux qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents, des endroits isolés et pour qui il peut être difficile de se déplacer.

La COVID19 et la nécessité d’une distanciation sociale signifient que des millions d’autres personnes ont été initiées à des logiciels tels que Zoom, WhatsApp, FaceTime, Messenger, Telegram, Microsoft Teams et Skype. Il n’est pas surprenant que les réunions virtuelles soient de plus en plus populaires et dans certains cas la meilleure option. Il est donc important d’être aussi préparé(e), professionnel(e) et productif(ve) que possible pour vos réunions en ligne.

De nombreuses personnes ont découvert que les réunions en ligne peuvent aider à augmenter la productivité, offrir une plus grande flexibilité et une collaboration plus large. Il est donc important pour les entrepreneurs et les entreprises de savoir comment tirer le meilleur parti de toute opportunité virtuelle.

La meilleure façon d’être productif(ve) est d’être préparé(e)

Dans ce guide, nous allons examiner la meilleure façon :

• D’être un(e) bon(ne) hôte
• D’être un(e) participant(e) actif(ve)
• D’exploiter au mieux le temps imparti
• De contribuer en toute confiance
• D’établir la confiance avec une approche personnelle, mais toujours professionnelle

De vous familiariser avec le logiciel ou l’application

Lorsque vous avez été invité(e) à organiser ou à rejoindre une réunion en ligne, vous devez vous assurer que vous êtes à l’aise avec le logiciel ou l’application que vous allez utiliser, par exemple Zoom. Bien que les différentes applications fassent toutes un travail similaire, il existe quelques différences. Surtout, ne laissez pas cette préparation au jour de l’appel !

1. Téléchargez le logiciel ou l’application.
2. Vous devrez peut-être créer un compte pour l’utiliser. Il est généralement gratuit mais cela peut prendre un peu de temps pour l’installer sur votre ordinateur, alors faites-le dès que vous le pouvez.
3. Si vous avez déjà le logiciel sur votre ordinateur, recherchez les éventuelles mises à jour.
4. Vérifiez les paramètres audio et vidéo. Si vous n’êtes pas dans un espace privé, avez-vous besoin d’écouteurs et d’un microphone pour réduire le bruit de fond ?
5. Vérifiez votre connection Internet. Vous avez besoin d’une connexion fiable.
6. Allez-vous partager votre écran pour afficher des documents, utiliser des « salles de discussion » ou diffuser une vidéo ? Soyez à l’aise avec la façon dont vous faites cela et entraînez-vous avec un collègue ou un ami.

Préparatifs en temps qu’hôte…

Avant de faire quoi que ce soit, déterminez :

1. Le but de la réunion
2. Le résultat souhaité

Puis, les détails :

• La date et l’heure
• Qui sera invité
• Combien de temps durera l’appel
• Les décisions à prendre
• Qui prendra des notes
• Que se passe-t-il après l’appel, les actions requises
• Que se passe-t-il si la connexion Internet échoue et comment l’appel sera redémarré

Créez maintenant un « agenda » en utilisant les informations ci-dessus et envoyez-le aux invités au moins trois jours ouvrables avant l’appel. Les gens peuvent avoir besoin de plus de temps si le projet est complexe.

L’agenda de votre réunion doit comporter :

1. Titre, date et heure (vérifiez les fuseaux horaires des invités et indiquez clairement à tout le monde celui que vous utilisez !)
2. Confirmez le logiciel à utiliser, par exemple, Zoom, et les instructions permettant de rejoindre la réunion, y compris les mots de passe, liens ou codes. La plupart des plates-formes vous offrent la possibilité d’envoyer automatiquement des liens aux invités, mais il est conseillé de remettre le lien dans l’agenda, au cas où.
3. Une liste de toutes les personnes invitées
4. Le but de la réunion
5. Les points à aborder
6. Indiquez qui prendra des notes ou les « minutes ». Un enregistrement de qui a dit quoi et de ce qui a été convenu.
7. Décrivez ce qui se passera si la connexion Internet échoue
8. Confirmez ce qui se passera à la fin de la réunion ; par exemple, qui enverra les notes pour attribuer des actions, puis assurera le suivi.

Enfin, connectez-vous tôt ; en tant qu’hôte, vous devez toujours être le/la premier(ère), prêt(e) à accueillir vos invités.

Préparatifs en temps qu’invité(e)…

1. Assurez-vous de connaître la date et l’heure de la réunion (en particulier les différents fuseaux horaires).
2. Vérifiez que vous savez comment rejoindre l’appel. Avez-vous besoin d’un compte, d’un lien ou d’un identifiant ?
3. Passez en revue l’agenda et préparez votre partie de la conversation, y compris tous les documents dont vous pourriez avoir besoin et notez toutes les questions que vous pourriez vouloir poser.
4. Vous pourriez proposer de noter ce qui est discuté et convenu (les minutes) et de l’envoyer à tout le monde par la suite. C’est un excellent moyen de développer la confiance et de montrer son engagement envers un projet.

Passons maintenant à la réunion virtuelle elle-même. Que vous organisiez ou participiez, voici comment faire une bonne impression professionnelle en ligne

Conseil :

Le logiciel de réunion virtuelle détecte qui afficher dans la fenêtre de visualisation principale en fonction du niveau de bruit ; soit généralement lorsque quelqu’un parle. C’est ce qu’on appelle le « locuteur actif ». Cela est très astucieux mais attention ! Cela signifie également que lorsque votre microphone est allumé, le logiciel vous mettra dans la fenêtre de visualisation principale si vous éternuez, toussez ou faites d’autres bruits forts.

Et enfin, lorsque la réunion se termine, assurez-vous de TERMINER l’appel et de FERMER le logiciel AVANT de vous lever, de faire ou de dire quoi que ce soit d’autre.

Les réunions en ligne peuvent être très productives, flexibles, voire amusantes ! Elles ont contribué à ouvrir le monde à énormément de personnes. Connecter les esprits sur des milliers de kilomètres, permettant une collaboration créative et favorisant une meilleure communication. Rien, cependant, ne peut remplacer le fait de se connaître en face à face, mais, bien faites, les réunions virtuelles peuvent être un excellent moyen de se connecter et de faire progresser votre entreprise.

Guide rédigé par Jacky Fitt Traduction par Roger Gnama Roger Brigui. Découvrez le travail de nos traducteurs.