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#8+ Être professionnel(le) en ligne : comment se préparer aux réunions virtuelles

Les réunions en ligne sont une bonne option commerciale pour de nombreuses petites entreprises et micro-entrepreneurs, en particulier pour les travailleurs à domicile, ceux qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents, des endroits isolés et pour qui il peut être difficile de se déplacer.

La COVID19 et la nécessité d’une distanciation sociale signifient que des millions d’autres personnes ont été initiées à des logiciels tels que Zoom, WhatsApp, FaceTime, Messenger, Telegram, Microsoft Teams et Skype. Il n’est pas surprenant que les réunions virtuelles soient de plus en plus populaires et dans certains cas la meilleure option. Il est donc important d’être aussi préparé(e), professionnel(e) et productif(ve) que possible pour vos réunions en ligne.

De nombreuses personnes ont découvert que les réunions en ligne peuvent aider à augmenter la productivité, offrir une plus grande flexibilité et une collaboration plus large. Il est donc important pour les entrepreneurs et les entreprises de savoir comment tirer le meilleur parti de toute opportunité virtuelle.

La meilleure façon d’être productif(ve) est d’être préparé(e)

Dans ce guide, nous allons examiner la meilleure façon :

  • D’être un(e) bon(ne) hôte
  • D’être un(e) participant(e) actif(ve)
  • D’exploiter au mieux le temps imparti
  • De contribuer en toute confiance
  • D’établir la confiance avec une approche personnelle, mais toujours professionnelle
Réunions en ligne | Micro Oiseaux | comment être préparé, professionnel et productif

De vous familiariser avec le logiciel ou l’application

Lorsque vous avez été invité(e) à organiser ou à rejoindre une réunion en ligne, vous devez vous assurer que vous êtes à l’aise avec le logiciel ou l’application que vous allez utiliser, par exemple Zoom. Bien que les différentes applications fassent toutes un travail similaire, il existe quelques différences. Surtout, ne laissez pas cette préparation au jour de l’appel !

  1. Téléchargez le logiciel ou l’application.
  2. Vous devrez peut-être créer un compte pour l’utiliser. Il est généralement gratuit mais cela peut prendre un peu de temps pour l’installer sur votre ordinateur, alors faites-le dès que vous le pouvez.
  3. Si vous avez déjà le logiciel sur votre ordinateur, recherchez les éventuelles mises à jour.
  4. Vérifiez les paramètres audio et vidéo. Si vous n’êtes pas dans un espace privé, avez-vous besoin d’écouteurs et d’un microphone pour réduire le bruit de fond ?
  5. Vérifiez votre connection Internet. Vous avez besoin d’une connexion fiable.
  6. Allez-vous partager votre écran pour afficher des documents, utiliser des « salles de discussion » ou diffuser une vidéo ? Soyez à l’aise avec la façon dont vous faites cela et entraînez-vous avec un collègue ou un ami.

Préparatifs en temps qu’hôte…

Avant de faire quoi que ce soit, déterminez :

1. Le but de la réunion
2. Le résultat souhaité

Puis, les détails :

  • La date et l’heure
  • Qui sera invité
  • Combien de temps durera l’appel
  • Les décisions à prendre
  • Qui prendra des notes
  • Que se passe-t-il après l’appel, les actions requises
  • Que se passe-t-il si la connexion Internet échoue et comment l’appel sera redémarré

Créez maintenant un « agenda » en utilisant les informations ci-dessus et envoyez-le aux invités au moins trois jours ouvrables avant l’appel. Les gens peuvent avoir besoin de plus de temps si le projet est complexe.

L’agenda de votre réunion doit comporter :

  1. Titre, date et heure (vérifiez les fuseaux horaires des invités et indiquez clairement à tout le monde celui que vous utilisez !)
  2. Confirmez le logiciel à utiliser, par exemple, Zoom, et les instructions permettant de rejoindre la réunion, y compris les mots de passe, liens ou codes. La plupart des plates-formes vous offrent la possibilité d’envoyer automatiquement des liens aux invités, mais il est conseillé de remettre le lien dans l’agenda, au cas où.
  3. Une liste de toutes les personnes invitées
  4. Le but de la réunion
  5. Les points à aborder
  6. Indiquez qui prendra des notes ou les « minutes ». Un enregistrement de qui a dit quoi et de ce qui a été convenu.
  7. Décrivez ce qui se passera si la connexion Internet échoue
  8. Confirmez ce qui se passera à la fin de la réunion ; par exemple, qui enverra les notes pour attribuer des actions, puis assurera le suivi.

Enfin, connectez-vous tôt ; en tant qu’hôte, vous devez toujours être le/la premier(ère), prêt(e) à accueillir vos invités.

Préparatifs en temps qu’invité(e)…

  1. Assurez-vous de connaître la date et l’heure de la réunion (en particulier les différents fuseaux horaires).
  2. Vérifiez que vous savez comment rejoindre l’appel. Avez-vous besoin d’un compte, d’un lien ou d’un identifiant ?
  3. Passez en revue l’agenda et préparez votre partie de la conversation, y compris tous les documents dont vous pourriez avoir besoin et notez toutes les questions que vous pourriez vouloir poser.
  4. Vous pourriez proposer de noter ce qui est discuté et convenu (les minutes) et de l’envoyer à tout le monde par la suite. C’est un excellent moyen de développer la confiance et de montrer son engagement envers un projet.
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Passons maintenant à la réunion virtuelle elle-même. Que vous organisiez ou participiez, voici comment faire une bonne impression professionnelle en ligne

AVANT

DE COMMENCER

  • Choisissez une pièce calme sans animaux ni autres personnes. Si la pièce est recouverte de moquette, cela aidera à réduire tout écho et rendra votre voix plus facile à entendre.
  • Asseyez-vous devant un fond clair et uni. Testez différents endroits. Certains outils peuvent créer un arrière-plan virtuel, mais attention, ceux-ci peuvent être gênants.
  • Assurez-vous que l’espace est lumineux, mais évitez les rayons du soleil.
  • Utilisez votre ordinateur portable ou votre ordinateur de bureau, pas votre téléphone. Cela maintient l’image stable et signifie que vos mains sont libres pour prendre des notes.
  • Augmentez la lumière sur votre visage avec une lampe de bureau directionnelle.
  • Ne soyez pas trop près de la caméra. Essayez d’avoir votre caméra/webcam au niveau de vos yeux, afin que les gens ne regardent pas votre nez ou le haut de votre tête et aient la partie supérieure de votre corps en vue, afin que vous puissiez également utiliser des gestes de la main pour varier votre style de communication.
  • Sachez où se trouve votre caméra pour donner aux autres participants un contact visuel complet. Cela améliore la confiance. Une flèche sur un post-it à côté de l’objectif de votre caméra peut vous éviter d’avoir à la chercher !
  • Portez quelque chose d’approprié, ne serait-ce que sur le haut du corps ! Montrez le même respect pour les autres que vous le feriez lors d’une réunion en face à face.
  • Si vous souhaitez partager un document avec d’autres personnes lors de l’appel, vérifiez auprès de l’hôte au préalable car, généralement, il/elle devra modifier ses paramètres pour l’autoriser pendant la réunion.

PENDANT LA RÉUNION

Si vous êtes l’hôte, passez quelques minutes à accueillir tout le monde, à faire les présentations et à vérifier comment tout le monde va au début. Il s’agit peut-être d’une réunion virtuelle, mais nous ne devons pas perdre de vue notre besoin d’une connexion humaine significative.

Expliquez au groupe le protocole lorsque quelqu’un veut prendre la parole et comment le faire, comme lever la main ou utiliser le système de messagerie. Passez en revue le sujet de la réunion et combien de temps elle devrait durer. Faites savoir aux gens ce qui se passera si la connexion échoue.

Que vous soyez hôte ou invité(e), n’oubliez pas :

  • D’accorder toute votre attention à la réunion
  • De garder votre caméra allumée
  • Vous pouvez désactiver votre microphone, assurez-vous simplement que vous pouvez le rallumer lorsque vous commencez à parler !
  • De contribuer chaque fois que vous le pouvez
  • De prendre vos propres notes
  • D’être un(e) « auditeur(trice) actif(ve) » : bougez, souriez, hochez la tête en signe d’accord et changez de position de temps à autre. Sinon, les gens pourraient penser que vous avez perdu tout intérêt ou que votre connexion s’est figée !
  • De remercier tout le monde pour leur temps et leur contribution

Ce qui est à ne pas faire :

  • Arriver en retard
  • Interrompre ou parler en même temps que quelqu’un d’autre
  • Éteindre votre caméra, sauf si cela a été convenu
  • Vérifier vos e-mails ou flux sociaux
  • Manger
  • Jouer avec un animal de compagnie
  • Ranger autour de vous
  • Répondre à un appel téléphonique
  • Se lever et s’éloigner

Conseil :

Le logiciel de réunion virtuelle détecte qui afficher dans la fenêtre de visualisation principale en fonction du niveau de bruit ; soit généralement lorsque quelqu’un parle. C’est ce qu’on appelle le « locuteur actif ». Cela est très astucieux mais attention ! Cela signifie également que lorsque votre microphone est allumé, le logiciel vous mettra dans la fenêtre de visualisation principale si vous éternuez, toussez ou faites d’autres bruits forts.

Et enfin, lorsque la réunion se termine, assurez-vous de TERMINER l’appel et de FERMER le logiciel AVANT de vous lever, de faire ou de dire quoi que ce soit d’autre.