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#8+ Essere professionali online: come prepararsi per le riunioni virtuali

Incontrarsi online è una buona opzione di business per molte piccole imprese e micro imprenditori, soprattutto per i lavoratori a domicilio, quelli in diversi fusi orari, luoghi isolati e con problemi di mobilità.

La COVID19 e la necessità di distanziamento sociale ha fatto sì che milioni persone siano state introdotte a software come Zoom, WhatsApp, FaceTime, Messenger, Telegram, Microsoft Teams e Skype. Non è sorprendente che la riunione virtuale sia qui per rimanere e, in alcuni casi, può essere l’opzione migliore. Quindi è importante essere il più preparati, professionali e produttivi possibile per le proprie riunioni virtuali o online.

Molte persone hanno scoperto che le riunioni online possono aiutare ad aumentare la produttività, offrire una maggiore flessibilità e una più ampia collaborazione, quindi sapere come sfruttare al meglio qualsiasi opportunità virtuale è importante per gli imprenditori e le aziende.

Il modo migliore per essere produttivi è essere preparati

In questa guida vedremo il modo migliore per:

  • Essere un grande ospite
  • Essere un ottimo partecipante
  • Fare il miglior uso del tempo concesso
  • Contribuire fiduciosamente
  • Costruire la fiducia con un approccio personale, ma sempre professionale
Riunioni online | Micro Oiseau | come essere preparati, professionali e produttivi

Conoscere il software o l’applicazione

Quando sei stato invitato a ospitare o a partecipare a una riunione online, devi assicurarti di essere a tuo agio con il software o l’applicazione che userai, per esempio Zoom. Benché le diverse applicazioni facciano tutte un lavoro simile, ci sono alcune differenze. È importante non lasciare questa preparazione al giorno della chiamata!

  1. Scarica il software o l’applicazione.
  2. Potrebbe essere necessario creare un account per usarlo. Di solito è gratuito, potrebbe volerci un po’ di tempo per farlo funzionare sul tuo computer, quindi inizia.
  3. Se hai già il software sul tuo computer, controllane gli aggiornamenti.
  4. Controlla le impostazioni audio e video. Se non sei in uno spazio privato, hai bisogno di cuffie e di un microfono per ridurre il rumore di fondo?
  5. Controlla la connessione internet. È necessaria una connessione affidabile.
  6. Hai intenzione di condividere il tuo schermo per mostrare dei documenti, usare delle ‘breakout room’ o far partire un video? Prendi confidenza con il modo in cui lo fai e fai pratica con un collega o un amico.

Preparativi per l’ospite…

Prima di fare qualsiasi cosa, decidi:

1. Lo scopo della riunione
2. Il risultato desiderato

Poi, i dettagli:

  • Giorno e ora
  • Chi sarà invitato
  • Durata della chiamata
  • Che decisioni bisogna prendere
  • Chi prenderà appunti
  • Cosa succede dopo la chiamata – le azioni richieste
  • Cosa succede se la connessione a Internet fallisce e come verrà riavviata la chiamata

Ora crea un “ordine del giorno” usando le informazioni di cui sopra e mandalo agli invitati almeno tre giorni lavorativi prima della chiamata. Potrebbe essere necessario più tempo se il progetto è complesso.

Nell’ordine del giorno della vostra riunione avete bisogno di:

  1. Titolo, data e ora (Controlla i fusi orari degli invitati e fai capire a tutti quale stai usando!)
  2. Confermate il software da utilizzare, per esempio, Zoom, e le istruzioni per le persone per partecipare alla riunione, comprese eventuali password, link o codici. La maggior parte delle piattaforme software ti danno l’opzione di inviare automaticamente i link agli invitati, ma non fa male rimettere il link nell’ordine del giorno per aiutare le persone.
  3. Una lista di tutti gli invitati
  4. Lo scopo della riunione
  5. I punti che verranno discussi
  6. Indicare chi prenderà le note o i “verbali”. Una registrazione di chi ha detto cosa e cosa è stato concordato.
  7. Delineare cosa succederà se la connessione a internet non dovesse funzionare
  8. Confermate cosa succederà alla fine della riunione, per esempio, chi invierà le note per assegnare le azioni e poi fate follow up.

Infine, connettiti presto – in quanto ospite dovresti essere sempre il primo, pronto ad accogliere i tuoi invitati.

Preparativi per gli invitati…

  1. Assicuratevi di conoscere la data e l’ora dell’incontro (soprattutto i diversi fusi orari).
  2. Controllate di sapere come partecipare alla chiamata. C’è bisogno di un account, di un link o di un login?
  3. Rivedete l’ordine del giorno e preparate la vostra parte di conversazione, compresi i documenti di cui potreste aver bisogno e annotate tutte le domande che potreste voler fare.
  4. Potreste essere d’aiuto offrendovi di annotare ciò che viene discusso e concordato (il verbale) e inviarlo a tutti in seguito. Questo è un ottimo modo per sviluppare la fiducia e mostrare impegno in un progetto.
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Ora la riunione virtuale in sè. Che tu stia organizzando o partecipando, ecco come creare un’impressione professionale online

PRIMA DI INIZIARE

  • Scegliete una stanza tranquilla, libera da animali domestici e da altre persone. Se la stanza è rivestita di moquette, aiuterà a ridurre l’eco e a rendere la voce più facile da sentire.
  • Sedetevi davanti a uno sfondo chiaro e semplice. Provate alcuni luoghi diversi. Alcuni strumenti possono creare uno sfondo virtuale, ma attenzione che possono distrarre.
  • Assicuratevi che lo spazio sia luminoso, ma evitate una forte luce solare.
  • Usate il vostro computer portatile o desktop, non il vostro telefono. Questo mantiene l’immagine ferma e significa che le mani sono libere per prendere appunti.
  • Aumentate la luce sul vostro viso con una lampada da scrivania direzionale.
  • Non state troppo vicini alla webcam. Cercate di mantenere la webcam all’altezza degli occhi, in modo che le persone non stiano fissandovi il naso o la parte superiore della testa e di avere la parte superiore del corpo in vista, in modo da poter utilizzare anche i gesti delle mani per variare lo stile di comunicazione.
  • Sappiate dove si trova la vostra webcam e usatela per dare agli altri partecipanti un contatto visivo completo. Ciò migliora la fiducia. Una freccia su una nota adesiva accanto all’obiettivo della vostra webcam può servire a ricordarvi dove guardare!
  • Indossate qualcosa di appropriato, anche se soltanto nella metà superiore! Mostrate lo stesso rispetto per gli altri che avreste in un incontro faccia a faccia.
  • Se volete condividere un documento con altri durante la chiamata, controllate prima con l’organizzatore perché, di solito, dovrà cambiare le proprie impostazioni per permetterlo durante la riunione.

DURANTE LA RIUNIONE

Se siete l’ospite, dedicate qualche minuto a dare il benvenuto a tutti, a fare le presentazioni e a controllare come stanno tutti all’inizio. Questo può essere un incontro virtuale, ma non dobbiamo perdere di vista il nostro bisogno di una connessione umana significativa.

Riferite al gruppo il protocollo per quando qualcuno vuole parlare e come farlo, come alzare una mano o usare le emoji o il campo messaggi. Esaminate l’argomento della riunione e la sua durata. Fate sapere alla gente cosa succederà se si dovesse perdere la connessione.

Ospiti o invitati…

  • Prestate la massima attenzione alla riunione
  • Mantenete la webcam accesa
  • Va bene mettere il microfono in muto, ma assicuratevi di poterlo riaccendere quando iniziate a parlare!
  • Contribuite ogni volta che potete
  • Prendete i vostri appunti
  • Siate “ascoltatori attivi”: muovetevi, sorridete, annuite in accordo e cambiate posizione di tanto in tanto. Altrimenti la gente potrebbe pensare che abbaite perso interesse o che la connessione si sia bloccata!
  • Ringraziate tutti per il loro tempo e contributo

NON…

  • Siate in ritardo
  • interrompete o parlate sopra le persone
  • Spenete la webcam, a meno che non sia stato concordato
  • Controllate le e-mail o i feed social
  • Mangiate
  • Giocate con un animale domestico
  • Riordinate il vostro spazio
  • Rispondete e telefonate
  • Alzatevi e allontanatevi

Rumoreggiate!

Il software per le riunioni virtuali rileva chi mostrare nella finestra di visualizzazione principale in base al livello di rumore – di solito questo avviene quando qualcuno parla. Si chiama “parlante attivo”. È molto intelligente, ma attenzione. Significa anche che quando il vostro microfono è acceso il software vi metterà nella finestra di visualizzazione principale se starnutite, tossite o fate altri rumori forti!

E infine, quando la riunione finisce, assicuratevi di FINIRE la chiamata e di CHIUDERE il software PRIMA di alzarvi, fare o dire qualsiasi altra cosa.