A reunião online é uma boa opção de negócios para muitas pequenas empresas e microempresários, especialmente para quem trabalha em casa, para pessoas que se encontram em diferentes fusos horários, em locais isolados ou que têm problemas de mobilidade.

A COVID-19 e a necessidade de distanciamento social implicou a introdução de software, incluindo o Zoom, o WhatsApp, o FaceTime, o Messenger, o Telegram, o Microsoft Teams e o Skype, na vida de mais uns milhões de utilizadores. Não é surpreendente que a reunião virtual tenha vindo para ficar e, em alguns casos, pode ser a melhor opção. Portanto, é importante estar tão preparado, e ser tão profissional e tão produtivo quanto possível no âmbito das suas reuniões virtuais ou online.

Muitas pessoas descobriram que as reuniões online podem ajudar a aumentar a produtividade, e podem oferecer mais flexibilidade e uma colaboração mais ampla, pelo que é importante para os empresários e para as empresas saber aproveitar ao máximo qualquer oportunidade virtual.

A melhor forma de ser produtivo é estar preparado

Neste guia, vamos analisar a melhor forma de:

• Ser um ótimo anfitrião;
• Ser um ótimo participante;
• Fazer a melhor utilização do tempo permitido;
• Contribuir com confiança;
• Cultivar a confiança com uma abordagem pessoal, mas sempre profissional.

Conheça o software ou a aplicação

Quando tiver sido convidado para ser o anfitrião ou para participar numa reunião online, deverá certificar-se de que está à vontade com o software ou a aplicação que vai utilizar, por exemplo, o Zoom. Embora as várias aplicações façam todas mais ou menos a mesma coisa, existem algumas diferenças. Acima de tudo, não deixe esta preparação para o dia da chamada!

1. Descarregue o software ou aplicação;
2. Para o/a utilizar, poderá ser necessário criar uma conta. É geralmente gratuito, mas pode levar algum tempo para o pôr a funcionar no seu computador, portanto, mãos à obra;
3. Se já tem o software instalado no computador, verifique se este tem atualizações pendentes;
4. Verifique as opções de áudio e de vídeo. Se não estiver num espaço privado, precisa de auscultadores e de um microfone para reduzir o ruído de fundo?;
5. Verifique a sua ligação à Internet. Precisa de uma ligação de confiança;
6. Pretende partilhar o seu ecrã com vista a mostrar documentos, utilizar “salas de pausa” ou reproduzir um vídeo? Familiarize-se com a forma como se faz isto e pratique com um colega ou amigo até se sentir à vontade.

Preparativos do anfitrião…

Antes de fazer o que quer que seja, decida:

1. O objetivo da reunião;
2. O resultado desejado.

Depois, os pormenores:

• A data e hora;
• Quem será convidado;
• Quanto tempo durará a chamada;
• O que é necessário decidir;
• Quem tirará notas;
• O que acontecerá depois da chamada — as ações necessárias;
• O que acontece se a ligação à Internet falhar e como a chamada será reiniciada.

Agora, crie uma “agenda”, utilizando a informação acima, e envie-a aos convidados pelo menos três dias úteis antes da chamada. Se o projeto for complexo, as pessoas poderão precisar de mais tempo.

Na sua agenda de reuniões, precisa de:

1. Título, data e hora (verifique os fusos horários dos convidados e informe-os sobre qual é o fuso que está a utilizar, para que fique claro para todos!);
2. Confirmar o software a ser utilizado, — por exemplo, o Zoom — e as instruções para as pessoas se juntarem à reunião, incluindo quaisquer senhas, hiperligações ou códigos. A maioria das plataformas de software dão-lhe a opção de enviar automaticamente hiperligações aos convidados, mas não custa nada voltar a colocar a hiperligação na agenda, para ajudar as pessoas;
3. Uma lista de todos os convidados;
4. O objetivo da reunião;
5. Os pontos a debater;
6. Indique quem tirará notas (ou seja, “atas”). É importante ter um registo de quem disse o quê e o que foi acordado;
7. Descrever o que acontecerá se a ligação à Internet falhar;
8. Confirmar o que acontecerá quando a reunião chegar ao fim, por exemplo, quem enviará as notas para atribuir ações e efetuar depois o acompanhamento pós-reunião junto dos participantes.

Por fim, há que estar online com antecedência — como anfitrião, deve ser sempre o primeiro a chegar, para estar pronto a receber os convidados.

Preparativos do convidado…

1. Certifique-se de que sabe a data e hora da reunião (especialmente no caso de fusos horários diferentes);
2. Confirme se sabe como se pode juntar à chamada. Precisa de uma conta, de uma hiperligação ou de efetuar início de sessão?;
3. Reveja a agenda e prepare a sua parte da conversa, incluindo quaisquer documentos de que possa necessitar, e anote quaisquer questões que possa querer colocar;
4. Poderá ajudar ao oferecer-se para anotar o que é discutido e acordado (as atas), e enviá-las a todos posteriormente. Esta é uma ótima forma de desenvolver a confiança e de demonstrar compromisso com um projeto.

Debrucemo-nos agora sobre a reunião virtual propriamente dita. Quer esteja a organizar ou a participar, eis como criar uma impressão profissional online.

Dica!

O software de reunião virtual deteta quem deve mostrar na janela principal através do nível de ruído — normalmente, isto é o momento em que alguém fala. Chama-se a isto “orador ativo”. É muito inteligente, mas tenha cuidado. Isto também significa que, quando o som do seu microfone estiver ativo, o software o colocá-lo-á na janela principal de visualização se espirrar, tossir ou fizer outros ruídos altos!

E, finalmente, quando a reunião chegar ao fim, certifique-se de que TERMINA a chamada e FECHA o software ANTES de se levantar, fazer ou dizer qualquer outra coisa.

As reuniões online podem ser muito produtivas, flexíveis e até mesmo divertidas! Estas ajudaram a abrir o mundo a muitas, muitas pessoas, já que ligam mentes separadas por milhares de quilómetros, permitem uma colaboração criativa e promovem uma comunicação melhor. Nada pode substituir conhecer alguém em pessoa, mas, se as reuniões virtuais forem bem feitas, podem ser uma ótima forma de se ligar aos outros e de impulsionar o seu negócio.

Guia redigido por Jacky Fitt e traduzido por Andreia Frazão. Descubra o trabalho dos nossos tradutores.