Fazer reuniões online é uma boa opção de negócios para muitas pequenas empresas e microempreendedores, principalmente para quem faz home office ou está em fusos horários diferentes, locais isolados, além de ter problemas de mobilidade.

A COVID-19 e a necessidade de distanciamento social apresentaram a milhões de pessoas softwares como Zoom, WhatsApp, FaceTime, Messenger, Telegram, Microsoft Teams e Skype. Não é de se assustar que a reunião virtual veio para ficar e, em alguns casos, é até a melhor opção. Assim, é importante ser bastante profissional e produtivo, além de estar o mais preparado possível para suas reuniões online ou virtuais.

Muitas pessoas descobriram que reuniões online podem aumentar a produtividade, oferecer mais flexibilidade e uma colaboração amplificada, então saber como tirar o maior proveito de oportunidades virtuais é crucial para empreendedores e negócios.

A melhor forma de ser produtivo é estar preparado

Neste guia, vamos olhar para a melhor forma de:

• Ser um ótimo anfitrião
• Ser um ótimo participante
• Aproveitar ao máximo o tempo permitido
• Contribuir com convicção
• Construir confiança com uma abordagem pessoal, mas sempre profissional

Conheça o software ou aplicativo

Quando você é convidado para sediar ou entrar numa reunião online, você precisa ter certeza de que está confortável com o software ou aplicativo que vai usar, por exemplo o Zoom. Apesar de diferentes aplicativos fazerem o mesmo trabalho, existem algumas variações. Importante: não deixe para se preparar no dia da chamada!

1. Baixe o software ou aplicativo.
2. Talvez você precise criar uma conta para acessar. Sendo em geral gratuitos, pode levar um tempo para fazer com que funcionem no seu computador, então se adiante.
3. Se você já tem o software no seu computador, veja se precisa atualizar.
4. Verifique as configurações de áudio e vídeo. Se você não estiver num local privado, vai precisar de fones de ouvido e um microfone para tirar o ruído do fundo?
5. Verifique sua conexão à Internet. Você precisa de uma conexão confiável.
6. Vai compartilhar sua tela para mostrar documentos, usar salas simultâneas ou passar um vídeo? Fique à vontade com como fazer isso e pratique com um colega ou amigo.

Preparativos do anfitrião…

Antes de tudo, decida:

1. O propósito da reunião
2. O resultado desejado

E então, os detalhes:

• Data e hora
• Quem será convidado
• Quanto tempo a chamada vai durar
• O que precisa ser decidido
• Quem vai tomar notas
• O que acontece após a chamada – as ações necessárias
• O que acontece se sua internet cair e como a chamada será reiniciada

Depois disso, crie um cronograma usando a informação acima e envie para os convidados com pelo menos três dias úteis antes da chamada. As pessoas podem precisar de mais tempo se o projeto for complexo.

No seu cronograma, você precisa de:

1. Título, data e hora (veja os fusos horários dos participantes e deixe claro para todos qual você vai usar!)
2. Confirme o software que será usado, como o Zoom, e instruções para as pessoas entrarem na reunião, incluindo senhas, links ou códigos. A maioria das plataformas dos softwares dão a opção de automaticamente enviar links para convidados, mas não faz mal colocar o link de novo no cronograma para ajudar.
3. Uma lista com todos os convidados
4. O propósito da reunião
5. Os pontos a serem discutidos
6. Diga quem vai tomar notas ou “minutas”. Um registro de quem disse o quê e qual foi o combinado.
7. Destaque o que vai acontecer se a internet cair.
8. Confirme o que vai acontecer ao fim da reunião, ou seja, quem vai enviar as notas para atribuir ações e então fazer um acompanhamento com as pessoas.

E por fim, fique online mais cedo – como anfitrião, você sempre deve chegar primeiro, pronto para receber os convidados.

Preparativos para os convidados…

1. Garanta que sabe a data e a hora da reunião (especialmente fusos horários diferentes).
2. Veja se sabe como entrar na chamada. Precisa de uma conta, um link ou login?
3. Reveja o cronograma e prepare sua parte da conversa, incluindo documentos que talvez precise e anote perguntas que queira fazer.
4. É possível ser prestativo oferecendo para anotar o que está sendo discutido e combinado (as minutas) e depois enviar para todos. Essa é uma ótima forma de desenvolver confiança e mostrar engajamento com um projeto.

Agora vamos para a reunião em si. Quer você esteja organizando ou participando, veja como causar uma impressão profissional online

Dica!

Softwares de reunião virtual detectam quem mostrar na tela principal por meio do nível de ruído – geralmente quando alguém está falando. Isso é chamado de “falante ativo”. É algo bem inteligente, mas cuidado. Também quer dizer que quando seu microfone está no software você vai ficar na tela principal se espirrar, tossir ou fazer outros barulhos altos!

E para concluir, quando a reunião acabar certifique-se de ENCERRAR a chamada e FECHAR o software ANTES de se levantar, fazer ou falar qualquer outra coisa.

Reuniões online podem ser muito produtivas, flexíveis, até divertidas! Elas ajudaram a abrir o mundo para incontáveis pessoas. Conectando mentes por milhares de quilômetros, permitindo a colaboração criativa e incentivando uma comunicação melhor. Entretanto, nada consegue substituir a proximidade de um tête-à-tête. Mas, se bem feitas, as reuniões virtuais podem ser uma ótima maneira de conectar e fazer seu negócio progredir.

Guia escrito por Jacky Fitt. Traduzido por Breno Teles. Descubra o trabalho de nossos tradutores.