Reunirse en línea es una buena opción de negocio para muchas pequeñas empresas y microempresarios, especialmente para los trabajadores a domicilio, aquellos en diferentes zonas horarias, lugares aislados y con problemas de movilidad.

COVID19 y la necesidad de distanciamiento social han significado que millones más fueron introducidos a software como Zoom, WhatsApp, FaceTime, Messenger, Telegram, Microsoft Teams y Skype. No es de extrañar que la reunión virtual haya llegado para quedarse y, en algunos casos, puede ser la mejor opción. Por lo tanto, es importante estar lo más preparado, profesional y productivo posible para sus reuniones virtuales o en línea.

Muchas personas han descubierto que las reuniones en línea pueden ayudar a aumentar la productividad y ofrecer una mayor flexibilidad y una colaboración más amplia, por lo que saber cómo aprovechar al máximo cualquier oportunidad virtual es importante para los empresarios y las empresas.

La mejor manera de ser productivo es estar preparado

En esta guía, vamos a ver la mejor manera de:

• Ser un gran anfitrión
• Ser un gran asistente
• Hacer el mejor uso del tiempo permitido
• Contribuir con confianza
• Generar confianza con un enfoque personal, pero siempre profesional.

Conozca el software o la aplicación

Cuando se le ha invitado a organizar o unirse a una reunión en línea, debe asegurarse de que se siente cómodo con el software o la aplicación que va a utilizar, por ejemplo, Zoom. Aunque todas las diferentes aplicaciones hacen un trabajo similar, hay algunas diferencias. Importante, ¡no deje esta preparación para el día de la llamada!

1. Descargue el software o la aplicación.
2. Es posible que necesite crear una cuenta para usarla. Por lo general, es gratis, puede tomar un poco de tiempo para que funcione en su computadora, así que comience.
3. Si ya tiene el software en su computadora, busque actualizaciones de software.
4. Compruebe la configuración de audio y video. Si no está en un espacio privado, ¿necesita auriculares y un micrófono para reducir el ruido de fondo?
5. Compruebe su conexión a Internet. Necesita una conexión fiable.
6. ¿Va a compartir su pantalla para mostrar documentos, usar “salas de trabajo” o ejecutar un video? Siéntase cómodo con la forma en que lo hace y practique con un colega o amigo.

Preparativos del anfitrión…

Antes de hacer algo, decida:

1. El objeto de la reunión
2. El resultado deseado

Luego, el detalle:

• La fecha y la hora
• Quién será invitado
• Cuánto durará la llamada
• Lo que hay que decidir
• Quién tomará notas
• Qué sucede después de la llamada: las acciones requeridas
• Qué sucede si falla la conexión a Internet y cómo se reiniciará la llamada

Ahora cree una ‘agenda’ utilizando la información anterior y envíela a los invitados al menos tres días hábiles antes de la llamada. Las personas pueden necesitar más tiempo si el proyecto es complejo.

En la agenda de su reunión necesita:

1. Título, fecha y hora (verifique las zonas horarias de los invitados y aclare a todos cuál está usando).
2. Confirme el software que se utilizará, por ejemplo, Zoom, y las instrucciones para que las personas se unan a la reunión, incluidas las contraseñas, los enlaces o los códigos. La mayoría de las plataformas de software le dan la opción de enviar enlaces automáticamente a los invitados, pero no está de más volver a poner el enlace en la agenda para ayudar a las personas.
3. Una lista de todos los invitados.
4. El propósito de la reunión
5. Los puntos a discutir
6. Indique quién tomará notas o ‘actas’. Un registro de quién dijo qué y qué se acordó.
7. Describa lo que sucederá si falla la conexión a Internet
8. Confirme lo que sucederá cuando termine la reunión, por ejemplo, quién enviará las notas para asignar acciones y luego hacer un seguimiento con las personas.

Finalmente, conéctese temprano: como anfitrión, siempre debe ser el primero, listo para dar la bienvenida a sus invitados.

Preparativos de los invitados…

1. Asegúrese de saber la fecha y la hora de la reunión (especialmente en diferentes zonas horarias).
2. Compruebe que sabe cómo unirse a la llamada. ¿Necesita una cuenta, un enlace o iniciar sesión?
3. Revise la agenda y prepare su parte de la conversación, incluidos los documentos que pueda necesitar y anote las preguntas que desee hacer.
4. Podría ser útil ofreciéndose a anotar lo que se discute y acuerda (las actas) y enviárselas a todos después. Esta es una excelente manera de desarrollar confianza y mostrar compromiso con un proyecto.

Ahora para la reunión virtual en sí. Ya sea que esté organizando o asistiendo, aquí le mostramos cómo crear una impresión profesional en línea.

¡Consejo!

El software de reunión virtual detecta a quién mostrar en la ventana de visualización principal por el nivel de ruido; por lo general, esto es cuando alguien habla. Se llama ‘hablante activo’. Es muy inteligente pero cuidado. ¡También significa que cuando su micrófono está encendido, el software lo colocará en la ventana de visualización principal si estornuda, tose o hace otros ruidos fuertes!

Y finalmente, cuando termine la reunión, asegúrese de FINALIZAR la llamada y CERRAR el software ANTES de levantarse, hacer o decir cualquier otra cosa.

Las reuniones en línea pueden ser muy productivas, flexibles e incluso divertidas. Han ayudado a abrir el mundo a muchas, muchas personas. Conectando mentes a través de miles de millas, permitiendo la colaboración creativa y fomentando una mejor comunicación. Sin embargo, nada puede reemplazar conocerse cara a cara, pero, si se hace bien, las reuniones virtuales pueden ser una excelente manera de conectarse y avanzar en su negocio.

Guía escrita por Jacky Fitt. Descubra el trabajo de nuestros traductores .