オンラインミーティングは、多くの中小企業や零細企業家にとって、特に在宅ワーカー、異なるタイムゾーンにいる人、孤立した場所にいる人、移動に問題がある人にとって、良いビジネスの選択肢となります。

コビド19と社会的距離を置く必要性から、ズーム、ワッツアップ、フェイスタイム、メッセンジャー、テレグラム、マイクロソフトチーム、スカイプなどのソフトウェアを導入した人は、数百万人に上りました。 バーチャル・ミーティングが今後も続くのは当然のことであり、場合によっては最良の選択肢となるかもしれません。 ですから、バーチャルミーティングやオンラインミーティングでは、可能な限り準備し、プロフェッショナルで、生産的であることが重要です。

オンラインミーティングは、生産性の向上、柔軟性の向上、コラボレーションの拡大に役立つと多くの人が認識しているため、バーチャルな機会を最大限に活用する方法を知ることは、起業家や企業にとって重要なことです。

生産性を高める最良の方法は、準備することだ

このガイドでは、最適な方法について見ていきます。

• 素晴らしいホストになる
• 優れた参加者になる
• 与えられた時間を有効に使う
• 自信をもって貢献する
• パーソナルでありながら、常にプロフェッショナルなアプローチで信頼を築く

ソフトウェアやアプリケーションを知る

オンライン会議の主催者または参加者として招待された場合、使用するソフトウェアやアプリケーション（例えば、ズームなど）に慣れていることを確認する必要があります。 各アプリケーションはどれも似たような仕事をしていますが、いくつかの違いがあります。 重要なのは、この準備を電話当日まで放置しないことです。

1. ソフトウェアまたはアプリケーションをダウンロードする。
2. 利用するためには、アカウントの作成が必要な場合があります。 通常、無料ですが、お使いのパソコンで動作させるのに少し時間がかかる場合がありますので、まずはお試しください。
3. すでにパソコンにインストールされている場合は、ソフトウェアのアップデートを確認してください。
4. オーディオとビデオの設定を確認する。 プライベートな空間でない場合、周囲の騒音をカットするためのヘッドホンやマイクは必要でしょうか？
5. インターネット接続を確認してください。 信頼性の高い接続が必要です。
6. 画面を共有して資料を見せたり、「ブレイクアウトルーム」を使ったり、ビデオを流したりするのでしょうか？ その方法に慣れ、同僚や友人と練習してみましょう。

ホストの準備…

何かをする前に、決めておくこと。

1. 会議の目的
2. 希望する結果

続いて、ディテールです。

• 日付と時刻
• 招待対象者
• 通話時間
• 決めるべきこと
• 誰がメモを取るか
• 電話の後に起こること-必要な行動
• インターネット接続に失敗した場合の通話再開方法について

上記の情報をもとに「アジェンダ」を作成し、少なくとも通話の3営業日前までに招待者に送付してください。 プロジェクトが複雑な場合は、より多くの時間を必要とする場合があります。

会議のアジェンダに必要なのは

1. タイトル、日付、時間 (招待者のタイムゾーンを確認し、どのタイムゾーンを使用しているか皆に明確にしましょう！)
2. 使用するソフトウェア（例：ズーム）、会議への参加方法（パスワード、リンク、コードなど）を確認する。 ほとんどのソフトウェアプラットフォームでは、招待者に自動的にリンクを送信するオプションがありますが、人々を助けるためにアジェンダに再度リンクを置くことは問題ではありません。
3. 招待客のリスト
4. 会議の目的
5. 議論すべき点
6. 誰がメモ、つまり「議事録」を取るかを明記する。 誰が何を言い、何が合意されたかを記録したもの。
7. インターネット接続に障害が発生した場合の対応概要
8. 会議が終了したらどうするか、例えば、誰がアクションを割り当てるためのメモを送信し、その後、人々のフォローアップを行うかを確認する。

主催者であるあなたは、常に一番乗りで招待客を迎え入れなければなりません。

招待者の準備…

1. 会議の日時を確認する（特に時間帯が異なる場合）。
2. 通話に参加する方法を確認する。 アカウント、リンク、またはログインが必要ですか？
3. アジェンダを確認し、必要な書類など自分の話す部分を準備し、質問したいことがあればメモしておく。
4. 議論されたこと、合意されたことをメモし（議事録）、終了後に全員に送ることを申し出れば、役に立つかもしれません。 これは、信頼関係を築き、プロジェクトに対するコミットメントを示すのに最適な方法です。

さて、バーチャルミーティングそのものについてです。 主催する側、参加する側を問わず、オンラインでプロフェッショナルな印象を与えるには、次のような方法があります。

ヒント!

バーチャルミーティングソフトウェアは、メインビューイングウィンドウに表示する人をノイズレベルで検出します。 アクティブスピーカー」と呼ばれるものです。 非常に巧妙ですが、注意してください。 また、マイクをオンにした状態で、くしゃみや咳などの大きな音を出すと、ソフトウェアがメインビューイングウィンドウに表示します

そして最後に、会議が終了したら、必ず通話を終了し、ソフトを閉じてから、立ち上がり、何かをする、または言うようにしてください。

オンラインミーティングは、非常に生産的で、柔軟性があり、楽しいものでさえあります。 彼らは、多くの、多くの人々に世界を開く手助けをしてくれました。 何千マイルもの距離を越えて心をつなぎ、創造的なコラボレーションを可能にし、より良いコミュニケーションを育みます。 リトルガイドしかし、直接会ってお互いを知ることに代わるものはありません。しかし、うまくいけば、バーチャル・ミーティングは、人と人をつなぎ、ビジネスを発展させる素晴らしい方法となるのです。

ガイド執筆：ジャッキー・フィット 私たちの翻訳者の仕事を発見してください。