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#8+ Seien Sie online professionell: So bereiten Sie sich auf virtuelle Meetings vor

Online-Meetings sind eine gute Geschäftsoption für viele kleine Unternehmen und Kleinstunternehmer, insbesondere für Heimarbeiter, Personen in verschiedenen Zeitzonen, an abgelegenen Orten und mit Mobilitätsproblemen.

COVID19 und die Notwendigkeit sozialer Distanzierung haben dazu geführt, dass Millionen weitere in Software wie Zoom, WhatsApp, FaceTime, Messenger, Telegramm, Microsoft Teams und Skype eingeführt wurden.
Es ist nicht verwunderlich, dass das virtuelle Meeting hier bleiben wird und in einigen Fällen die beste Option sein kann. Daher ist es wichtig, für Ihre virtuellen oder Online-Meetings so vorbereitet, professionell und produktiv wie möglich zu sein.

Viele Menschen haben festgestellt, dass Online-Meetings die Produktivität steigern, mehr Flexibilität und eine umfassendere Zusammenarbeit bieten können. Daher ist es für Unternehmer und Unternehmen wichtig zu wissen, wie sie virtuelle Möglichkeiten optimal nutzen können.

Der beste Weg, produktiv zu sein, ist vorbereitet zu sein

In diesem Leitfaden werden wir uns den besten Weg ansehen, um:

  • Sei ein toller Gastgeber
  • Sei ein großartiger Teilnehmer
  • Nutzen Sie die zur Verfügung stehende Zeit optimal
  • Selbstbewusst beitragen
  • Bauen Sie Vertrauen mit einem persönlichen, aber immer professionellen Ansatz auf
Online meetings | Micro Oiseau | how to be prepared, professional and productive

Lernen Sie die Software oder Anwendung kennen

Wenn Sie eingeladen wurden, ein Online-Meeting zu veranstalten oder daran teilzunehmen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit der Software oder Anwendung, die Sie verwenden werden, z. B. Zoom, vertraut sind. Obwohl die verschiedenen Anwendungen alle eine ähnliche Aufgabe erfüllen, gibt es einige Unterschiede. Wichtig ist, überlassen Sie diese Vorbereitung nicht dem Tag des Anrufs!

  1. Laden Sie die Software oder Anwendung herunter.
  2. Möglicherweise müssen Sie ein Konto erstellen, um es zu verwenden.. Normalerweise kostenlos, es kann einige Zeit dauern, bis es auf Ihrem Computer funktioniert.
  3. Wenn Sie die Software bereits auf Ihrem Computer installiert haben, suchen Sie nach Softwareupdates.
  4. Überprüfen Sie die Audio- und Videoeinstellungen. Wenn Sie sich nicht in einem privaten Raum befinden, benötigen Sie Kopfhörer und ein Mikrofon, um Hintergrundgeräusche zu reduzieren?
  5. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung. You need a reliable connection.
  6. Werden Sie Ihren Bildschirm freigeben, um Dokumente anzuzeigen, Arbeitsräume zu verwenden oder ein Video zu starten? Machen Sie sich damit vertraut, wie Sie das machen, und üben Sie mit einem Kollegen oder Freund.

Host-Vorbereitungen…

Bevor Sie etwas tun, entscheiden Sie:

1. Der Zweck des Treffens
2. Das gewünschte Ergebnis

Dann das Detail:

  • Datum und Uhrzeit
  • Wer wird eingeladen
  • Wie lange der Anruf dauern wird
  • Was muss entschieden werden
  • Wer macht sich Notizen
  • Was passiert nach dem Anruf – die erforderlichen Maßnahmen
  • Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt und wie der Anruf neu gestartet wird.

Erstellen Sie nun eine Agenda, indem Sie die obigen Informationen verwenden, und senden Sie diese mindestens drei Arbeitstage vor dem Anruf an die eingeladenen Personen. Die Mitarbeiter benötigen möglicherweise mehr Zeit, wenn das Projekt komplex ist.

Auf Ihrer Meeting-Agenda benötigen Sie:

  1. Titel, Datum und Uhrzeit (Überprüfen Sie die Zeitzonen der eingeladenen Personen und machen Sie allen klar, welche Sie verwenden!)
  2. Bestätigen Sie die zu verwendende Software, z. B. Zoom, und Anweisungen für die Teilnahme an der Besprechung, einschließlich aller Kennwörter, Links oder Codes. Die meisten Softwareplattformen bieten Ihnen die Möglichkeit, automatisch Links an eingeladene Personen zu senden, aber es schadet nicht, den Link erneut in die Agenda aufzunehmen, um Menschen zu helfen.
  3. Eine Liste aller eingeladenen Personen
  4. Der Zweck des Treffens
  5. Die zu diskutierenden Punkte
  6. Geben Sie an, wer Notizen oder Protokolle machen wird. Eine Aufzeichnung darüber, wer was gesagt hat und was vereinbart wurde.
  7. Skizzieren Sie, was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt
  8. Bestätigen Sie, was passieren wird, wenn das Meeting endet, z. B. wer die Notizen versendet, um Aktionen zuzuweisen und dann mit den Personen nachzugehen.

Schließlich solltest du früh online gehen – als Gastgeber solltest du immer der erste sein, der bereit ist, deine geladenen Gäste willkommen zu heißen.

Vorbereitung der eingeladenen Personen…

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie Datum und Uhrzeit des Meetings kennen (insbesondere verschiedene Zeitzonen).
  2. Überprüfen Sie, ob Sie wissen, wie Sie dem Anruf beitreten können. Benötigen Sie ein Konto, einen Link oder ein Login?
  3. Überprüfen Sie die Tagesordnung und bereiten Sie Ihren Teil des Gesprächs vor, einschließlich aller Dokumente, die Sie möglicherweise benötigen, und notieren Sie sich alle Fragen, die Sie möglicherweise stellen möchten.
  4. Sie könnten hilfreich sein, indem Sie anbieten, das Besprochene und Vereinbarte (das Protokoll) aufzuschreiben und es anschließend an alle zu senden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen und Engagement für ein Projekt zu zeigen.
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Nun zum virtuellen Treffen selbst. Ob Sie organisieren oder teilnehmen, hier erfahren Sie, wie Sie online einen professionellen Eindruck hinterlassen

BEVOR SIE BEGINNEN

TUN…

  • Wählen Sie ein ruhiges Zimmer, das frei von Haustieren und anderen Personen ist. Wenn der Raum mit Teppich ausgelegt ist, hilft dies, das Echo zu reduzieren und Ihre Stimme leichter zu hören.
  • Setzen Sie sich vor einen hellen, schlichten Hintergrund. Testen Sie verschiedene Standorte. Einige Tools können einen virtuellen Hintergrund erstellen, aber seien Sie vorsichtig, diese können ablenken.
  • Stellen Sie sicher, dass der Raum hell ist, aber vermeiden Sie starkes Sonnenlicht.
  • Verwenden Sie Ihren Laptop oder Desktop-Computer, nicht Ihr Telefon. Dies hält das Bild stabil und bedeutet, dass Ihre Hände frei sind, um Notizen zu machen.
  • Erhöhen Sie das Licht auf Ihrem Gesicht mit einer gerichteten Schreibtischlampe.
  • Sei nicht zu nah an der Kamera. Try to have your webcam at your eye level, so that people are not staring up your nose or at the top of your head and have the upper part of your body in view, so that you can also use hand gestures to vary your communication style.
  • Wissen Sie, wo sich Ihre Kamera befindet, und geben Sie damit anderen Teilnehmern vollen Blickkontakt. Dies verbessert das Vertrauen. Ein Pfeil auf einer Haftnotiz neben Ihrem Kameraobjektiv kann als Erinnerung daran dienen, wo Sie suchen müssen!
  • Wear something appropriate, if only on your top half! Trage etwas Passendes, wenn auch nur auf deiner oberen Hälfte!
  • If you want to share a document with others on the call, check with the host beforehand because, usually, they will need change their settings to allow this during the meeting.

WÄHREND DES TREFFENS

Wenn Sie der Gastgeber sind, verbringen Sie ein paar Minuten damit, alle willkommen zu heißen, Einführungen zu machen und zu überprüfen, wie es allen am Anfang geht. Dies mag ein virtuelles Treffen sein, aber wir sollten unser Bedürfnis nach sinnvoller menschlicher Verbindung nicht aus den Augen verlieren.

Teilen Sie der Gruppe das Protokoll mit, wann jemand sprechen möchte und wie das zu tun ist, z. B. eine Hand heben oder die Emojis oder Nachricht verwenden. Überlegen Sie, worum es bei dem Meeting geht und wie lange es dauern soll. Lassen Sie die Leute wissen, was passiert, wenn die Verbindung fehlschlägt.

Gastgeber oder Eingeladener, TUN…

  • Richten Sie Ihre volle Aufmerksamkeit auf das Meeting
  • Halten Sie Ihre Kamera eingeschaltet
  • Es ist in Ordnung, Ihr Mikrofon stummzuschalten, stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihr Mikrofon wieder einschalten können, wenn Sie anfangen zu sprechen!
  • Tragen Sie bei, wann immer Sie können
  • Machen Sie Ihre eigenen Notizen
  • Seien Sie ein aktiver Zuhörer: Bewegen Sie sich, lächeln Sie, nicken Sie zustimmend und wechseln Sie von Zeit zu Zeit die Position. Andernfalls könnten die Leute denken, dass Sie das Interesse verloren haben oder Ihre Verbindung eingefroren ist!
  • Vielen Dank an alle für ihre Zeit und ihren Beitrag

NICHT…

  • Spät ankommen
  • Leute unterbrechen oder über sie sprechen
  • Schalten Sie Ihre Kamera aus, es sei denn, es wurde vereinbart
  • Überprüfen Sie Ihre E-Mails oder sozialen Feeds
  • Essen
  • Spielen Sie mit einem Haustier
  • Räume dein Zimmer auf
  • Einen Anruf annehmen
  • Einen Anruf annehmen

Tipp!

Die Software für virtuelle Besprechungen erkennt anhand des Geräuschpegels, wen sie im Hauptfenster anzeigen soll – normalerweise ist dies der Fall, wenn jemand spricht. Es wird ‚aktiver Lautsprecher‘ genannt. Es ist sehr schlau, aber Vorsicht. Es bedeutet auch, dass, wenn Ihr Mikrofon eingeschaltet ist, die Software Sie in das Hauptsichtfenster bringt, wenn Sie niesen, husten oder andere laute Geräusche machen!

Und schließlich, wenn das Meeting endet, stellen Sie sicher, dass Sie den Anruf BEENDEN und die Software SCHLIEßEN, BEVOR Sie aufstehen, etwas anderes tun oder sagen.

Online-Meetings können sehr produktiv, flexibel und sogar unterhaltsam sein! Sie haben dazu beigetragen, die Welt für viele, viele Menschen zu öffnen. Köpfe über Tausende von Kilometern hinweg verbinden, kreative Zusammenarbeit ermöglichen und bessere Kommunikation fördern. Nichts kann jedoch das persönliche Kennenlernen ersetzen, aber wenn es gut gemacht wird, können virtuelle Meetings eine großartige Möglichkeit sein, sich zu verbinden und Ihr Geschäft voranzutreiben.

Ratgeber geschrieben von Jacky Fitt. Entdecken Sie die Arbeit unserer Übersetzer.

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