Meeting online is a good business option for many small businesses and micro entrepreneurs, especially for home workers, those in different time zones, isolated locations and with mobility issues.

COVID-19 и необходимость соблюдения социальной дистанции означали, что миллионы людей впервые познакомились с программным обеспечением, включая Zoom, WhatsApp, FaceTime, Messenger, Telegram, Microsoft Teams и Skype. Неудивительно, что виртуальные встречи пришли надолго и в некоторых случаях могут быть лучшим вариантом. Поэтому важно быть максимально подготовленным, профессиональным и продуктивным для ваших виртуальных или онлайн-встреч.

Многие люди убедились, что онлайн-встречи могут повысить производительность, обеспечить большую гибкость и расширить сотрудничество, поэтому предпринимателям и предприятиям важно знать, как максимально использовать любую виртуальную возможность.

Лучший способ быть продуктивным — это быть готовым

В этом руководстве мы рассмотрим наилучший способ:

• Будьте отличным хозяином
• Будьте замечательным посетителем
• Наилучшим образом используйте отведенное время
• Уверенно вносите свой вклад
• Укрепляйте доверие с помощью личного, но всегда профессионального подхода.

Познакомьтесь с программным обеспечением или приложением

Когда вас пригласили провести онлайн-конференцию или присоединиться к ней, вам необходимо убедиться, что вы знакомы с программным обеспечением или приложением, которое собираетесь использовать, например Zoom. Хотя все различные приложения выполняют схожую работу, есть некоторые различия. Главное, не откладывайте эту подготовку на день звонка!

1. Загрузите программное обеспечение или приложение.
2. Возможно, вам потребуется создать учетную запись, чтобы использовать его. Обычно это бесплатно, но для работы программы на вашем компьютере может потребоваться некоторое время, так что приступайте.
3. Если на вашем компьютере уже установлено программное обеспечение, проверьте наличие обновлений программного обеспечения.
4. Проверьте настройки звука и видео. Если вы находитесь в уединенном месте, нужны ли вам наушники и микрофон, чтобы снизить уровень фонового шума?
5. Проверьте свое подключение к Интернету. Вам нужна надежная связь.
6. Собираетесь ли вы предоставить общий доступ к своему экрану для показа документов, использования «комнат для совещаний» или показа видео? Освоитесь с тем, как вы это делаете, и попрактикуйтесь с коллегой или другом.

Подготовка хоста…

Прежде чем что-либо делать, решите:

1. Цель встречи
2. Желаемый результат

Затем, деталь:

• Дата и время
• Кто будет приглашён
• Как долго будет звонок
• Что нужно решить
• Кто будет вести заметки
• Что происходит после звонка – необходимые действия
• Что произойдет, если соединение с Интернетом будет прервано, и как будет перезапущен вызов

Теперь создайте «повестку дня» с использованием приведённой выше информации и отправьте её приглашённым как минимум за три рабочих дня до звонка. … Людям может понадобиться больше времени, если проект сложный.

Повестка вашего собрания должна включать:

1. Название, дата и время (Проверьте часовые пояса приглашённых и уточните всем, какой вы используете!)
2. Подтвердите программное обеспечение, которое будет использоваться, например Zoom, и инструкции для участников о том, как присоединиться к встрече, включая любые пароли, ссылки или коды. Большинство программных платформ предоставляют возможность автоматически отправлять ссылки приглашённым, но не мешает снова разместить ссылку в повестке дня, чтобы помочь людям.
3. Список всех приглашённых
4. Цель встречи
5. Вопросы, подлежащие обсуждению
6. Укажите, кто будет делать заметки, или «протоколы». Запись того, кто что сказал и о чем было согласовано.
7. Опишите, что произойдет, если произойдет сбой в подключении к Интернету
8. Уточните, что произойдет по окончании собрания, например, кто будет рассылать заметки для назначения действий, а затем общаться с людьми.

Наконец, выходите на связь пораньше – как ведущий, вы всегда должны быть первыми, готовыми приветствовать своих приглашенных.

Подготовка приглашенных…

1. Убедитесь, что вы знаете дату и время встречи (особенно в разных часовых поясах).
2. Убедитесь, что вы знаете, как присоединиться к вызову. Вам нужна учетная запись, ссылка или логин для входа?
3. Ознакомьтесь с повесткой дня и подготовьте свою часть беседы, включая любые документы, которые могут вам понадобиться, и запишите все вопросы, которые вы, возможно, захотите задать.
4. Вы могли бы быть полезны, предложив записать то, что обсуждалось и согласовывалось (протокол), а затем разослать их всем желающим. Это отличный способ завоевать доверие и продемонстрировать приверженность проекту.

Теперь перейдем к самой виртуальной встрече. Независимо от того, организуете ли вы мероприятие или посещаете его, вот как произвести впечатление профессионала в Интернете

Чаевые!

Программное обеспечение для виртуальных собраний определяет, кого нужно показать в главном окне просмотра, по уровню шума — обычно это происходит, когда кто-то разговаривает. Это называется «активный динамик». Это очень умно, но будьте осторожны. Это также означает, что при включенном микрофоне программное обеспечение будет отображать вас в главном окне просмотра, если вы чихнете, кашлете или будете издавать другие громкие звуки!

И, наконец, когда встреча закончится, убедитесь, что вы завершили разговор и закрыли программное обеспечение, прежде чем вставать, делать или говорить что-либо еще.

Онлайн-встречи могут быть очень продуктивными, гибкими и даже веселыми! Они помогли открыть мир для очень многих людей. Объединяя умы людей, находящихся за тысячи миль друг от друга, создавая условия для творческого сотрудничества и способствуя лучшему общению. Однако ничто не может заменить знакомство друг с другом лицом к лицу, но при хорошей организации виртуальные встречи могут стать отличным способом установления контактов и продвижения вашего бизнеса.

Руководство написано Джеки Фиттом. Познакомьтесь с работой наших переводчиков.